Zo bespaar je kostbare tijd op je boekhouding

De ene zelfstandige houdt er wel van, een beetje administratief werk, voor de ander is het telkens weer een zure appel waar hij even doorheen moet bijten. We hebben het natuurlijk over de boekhouding, het financiële onderdeel van je hele administratie. Naast bijvoorbeeld een factuur maken en je bonnen bijhouden, komt er nog wel wat bij kijken.

Wat houdt de boekhouding precies in?

Je dient als zelfstandige allerlei zaken aan te kunnen tonen aan de hand van je administratie. Dit moet je dus heel nauwkeurig bijhouden. Enerzijds laat je hiermee immers zien welke kosten je hebt gemaakt en anderzijds wat voor afspraken je met andere bedrijven, leveranciers en klanten hebt. Hoewel de manier van boekhouden niet strikt is vastgesteld in de wet, zijn er wel richtlijnen waaraan je dient te voldoen. Naast het openen van een aparte rekening waarin je alles regelt qua zakelijke inkomsten en uitgaven, krijg je hoofdzakelijk nog met een aantal andere dingen te maken die je aan de belastingdienst moet kunnen voorleggen:

• Contracten en offertes
• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• Kassabonnen en bankafschriften
• Rittenregistratie van je zakelijke wagen
• Inkopen en aankopen
• Urenregistratie (om bijvoorbeeld in aanmerking te komen voor de Startersafrek)
• Alle correspondentie
• Tussentijdse controleberekeningen

Hoe begin ik hieraan en wat kan ik verwachten?

Je hoeft als ZZP’er niet per se een accountant in de arm te nemen. Je mag het namelijk zelf ook regelen, met of zonder boekhoudprogramma. Een programma zal je sneller inzicht geven en kan automatische berekeningen maken. Daarbij updatet het ook de nieuwe regels in het systeem. Het digitaal ordenen van je administratie heeft over het algemeen de voorkeur. Sowieso mag het enkel volledig op papier mits je een kleine administratie hebt en horen digitale gegevens ook digitaal bewaard te worden. Ook is het verstandig om reservekopieën te bewaren, in het geval dat je te maken krijgt met een systeemcrash of diefstal. De verantwoordelijkheid ligt meedogenloos bij jou, dus riskeer je bij een controle een hoge boete en zelfs gerechtelijke vervolging, indien je boekhouding niet klopt of onvolledig is.

Als je het stappenplan voor een goede boekhouding kent, is het eigenlijk niet zo gecompliceerd. Bovendien is het zeker aan te raden om het consequent en regelmatig bij te houden, om een grote stapel met facturen en bonnetjes te vermijden. Denk bij je boekhouding aan de volgende stappen:

• Voldoe aan de eisen.
  Heb je alle gegevens, van factuur tot contract, in je administratie zitten? Kijk naar de bovengenoemde lijst of je iets vergeten bent.
• Hou je administratie 7 jaar bij de hand.
  Soms kan je met de belastingdienst een kortere bewaartijd afspreken, maar doorgaans is het verplicht om alles 7 jaar bij te houden. Al zal je niet vaak een controleur over de vloer krijgen, wees voorbereid als het toch gebeurt.
• Hoe bewaar je je administratie?
  De manier waarop je je administratie bijhoudt en hoe diepgaand die is, kan je eventueel met de belastingdienst afspreken.
• Denk aan je urenregistratie.
  Het is zeker niet verplicht om dit te doen, maar verstandig is het wel. Je zou zomaar fiscale voordelen kunnen missen omdat je het niet goed hebt bijgehouden.
• Doe het zelf of ga voor een accountant.
  Ben je toch niet graag al die tijd kwijt, of ben je niet zo goed met de nummers? Overweeg dan om toch met een accountant aan de slag te gaan.

De tijd die je kwijt bent, ligt gemiddelde net onder de zeventien uur per maand. Bedenk wel dat de boekhouding je back-up is en dus essentieel voor jouw onderneming. Kies je toch voor een accountant? Dan zullen de kosten per maand, afhankelijk van de mate dat hij je bijstaat, variëren tussen de 60 en de 170 euro per maand. Maak dus de afweging voor jezelf of je er baat bij hebt of niet.