Purchase to Pay: complete gids voor een junior inkoper
Als junior inkoper is het belangrijk om vertrouwd te raken met verschillende inkoopprocessen. Eén van de belangrijkste is Purchase to Pay. Wat is Purchase to Pay, wat zijn de voordelen van een Purchase to Pay-proces en hoe ga je hier als junior inkoper mee om?
Wat is Purchase to Pay?
Purchase to Pay (P2P) is het proces dat begint bij de aanschaf van een product of dienst en eindigt bij de betaling ervan. Het omvat verschillende stappen, zoals het indienen van een aanvraag, het verkrijgen van goedkeuring, het plaatsen van een bestelling, het registreren van de ontvangst van goederen of diensten, het matchen van de bestelling met de factuur en uiteindelijk de betaling.
Waarom Purchase to Pay?
Het gebruik van een gestandaardiseerd inkoopproces biedt veel voordelen. Het zorgt voor meer transparantie en controle over het inkoopproces, vermindert het risico op fraude en dubbele betalingen, verbetert de operationele efficiëntie en kan kostenbesparingen opleveren. Door het implementeren van een Purchase to Pay-proces kan een organisatie haar inkoopactiviteiten beter stroomlijnen en haar financiële processen optimaliseren.
Wat is een Purchase Order?
Een belangrijk onderdeel van het inkoopproces is de Purchase Order (inkooporder). Een Purchase Order is een officieel document dat wordt gebruikt om een leverancier te instrueren om goederen of diensten te leveren. Het bevat details zoals de beschrijving van de goederen of diensten, de hoeveelheid, de prijs en de leveringsdatum. Inkooporders vormen een sterke basis voor het financiële beheer van de organisatie. Uitgaven kunnen gemakkelijk worden gecontroleerd en geanalyseerd. Dit helpt bij het identificeren van kostenbesparingsmogelijkheden en het optimaliseren van het inkoopproces.
Wat is een inkoopordernummer?
Een inkoopordernummer is een uniek identificatienummer dat aan elke inkooporder wordt toegewezen. Het wordt gebruikt om de bestelling te volgen en te koppelen aan de juiste documentatie en financiële gegevens. Het inkoopordernummer dient als een referentiepunt voor alle betrokken partijen, waaronder de inkoper, de leverancier en de financiële afdeling. Het zorgt voor een gestructureerde en geordende manier van werken.
Wat is een Purchase Invoice?
Zodra de Purchase Order is goedgekeurd, wordt deze naar de leverancier gestuurd, die vervolgens de gevraagde goederen of diensten levert. Een Purchase Invoice (inkoopfactuur) is een factuur die door de leverancier wordt verstrekt om betaling te ontvangen voor de geleverde goederen of diensten. Het is belangrijk dat de gegevens op de inkoopfactuur overeenkomen met de gegevens op de order om een juiste en tijdige betaling te garanderen.
Wat is het verschil tussen procurement en inkoop? Procurement en inkoop worden vaak door elkaar gebruikt, maar er is een subtiel verschil tussen de twee termen. Procurement verwijst naar het bredere proces van het identificeren, selecteren en verkrijgen van goederen en diensten. Inclusief het beheer van leveranciersrelaties en het onderhandelen van contracten. Inkoop is daarentegen een specifieke fase binnen het procurementproces, waarbij de daadwerkelijke aankoop van goederen of diensten plaatsvindt.
Hoe maak je een inkoopfactuur?
Het opstellen van een inkoopfactuur is een essentiële stap in het Purchase to Pay-proces. Maar hoe maak je een goede inkoopfactuur?
- Zorg voor nauwkeurige en volledige informatie: Vermeld de juiste gegevens op de factuur, zoals de naam en het adres van de leverancier, het inkoopordernummer, de beschrijving van de geleverde goederen of diensten, de eenheidsprijs en het totaalbedrag.
- Houd rekening met belastingen en btw: Zorg ervoor dat je voldoet aan de belastingwetgeving en dat de juiste belastingen en btw correct worden berekend en vermeld.
- Verstuur de factuur tijdig: Stuur de inkoopfactuur zo snel mogelijk naar de klant om vertragingen in de betaling te voorkomen. Zorg ervoor dat je de factuur naar het juiste adres stuurt en dat deze bij de juiste persoon terechtkomt.
- Wees duidelijk en professioneel: Zorg voor een overzichtelijke en professionele lay-out en gebruik een formele en duidelijke taal op de inkoopfactuur. En bewaar een kopie van elke verzonden factuur voor je eigen administratie.
